4 dicas para realizar uma reunião entre sócios por videoconferência

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Em tempos de crise, a alternativa de uma videoconferência para realização de uma reunião, rotineira ou urgente, se tornou uma excelente solução para reunir em tempo real sócios de uma empresa com os demais conselheiros, sendo possível interagir e realizar decisões online. Vamos explicar como realizar uma reunião via streaming com a melhor qualidade.

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Reunião de sócios via streaming: 4 dicas para uma conferência eficaz

Embora a questão de fazer ou não reuniões online entre acionistas tenha sido um debate importante em diferentes áreas da sociedade, especialmente aquelas relacionadas ao direito, existem empresas que tomaram a iniciativa de usar videoconferência para reunir esses profissionais.

Essa é uma decisão que faz ainda mais sentido no contexto de um mundo que demonstra, por um lado, que uma série de eventos externos pode mudar a dinâmica do mercado de um dia para outro e, por outro lado, que a transformação digital surge como uma solução oportuna para esses imprevistos. 

Não é à toa que empresas como Citigroup e Starbucks anunciaram que suas reuniões serão realizadas virtualmente.

Vejamos abaixo quatro dicas essenciais que podem ajudar a guiar a decisão de realizar uma transmissão virtual.

1. Facilitar o acesso à tecnologia para todos os sócios e representantes

Embora atualmente uma boa porcentagem da população tenha acesso estável à Internet, esta sempre pode se apresentar como um problema para um dos sócios ou representantes.

Portanto, os responsáveis ​​pelo conselho ou o presidente da empresa devem fornecer as instalações necessárias para que todos possam se conectar em tempo hábil, especialmente àqueles que não possuem um nível muito alto de alfabetização digital.

Por exemplo, se um sócio não estiver usando ferramentas de transmissão ao vivo, você deve guiá-lo passo a passo. Se alguém não possuir conexão com Internet, forneça rapidamente ou ajude-o a executar o procedimento. 

2. Use uma interface intuitiva‍

É essencial que a ferramenta de streaming a ser usada seja intuitiva, para que a reunião não seja prejudicada, impedindo que algumas pessoas sejam deixados de fora por não entenderem como ela funciona.

É ideal que a plataforma tenha áudio bem programado, que pode ser integrada a apresentações PPT ou vídeos. Pense na possibilidade de ter um diretor remoto que possa direcionar as câmeras na pessoa que está falando, e que você possa inserir slides ou vídeos durante a fala.

3. Use uma plataforma de transmissão profissional 

É essencial uma plataforma profissional para realizar a reunião remotamente, tanto pelo fato de que essa ferramenta será a reunião mais importante do ano para a empresa, quanto pela segurança fornecida por uma plataforma profissional comprovada.

Existem dois aspectos essenciais que sustentam esse motivo. O primeiro tem a ver com o cumprimento dos regulamentos legais: dada a atual crise de saúde, precisamos implementar um sistema de streaming com capacidade de votação remota que permita aos sócios fazer valer o seu direito de voto; Além disso, no caso de sociedades anônimas abertas na bolsa, estas devem responder a vários aspectos, cumprindo o Marco Legal e a regulamentação da Comissão para o Mercado Financeiro.

Uma plataforma profissional com suporte ao cliente se adapta a essas necessidades, enquanto uma ferramenta tradicional de transmissão ao vivo não fornece essas soluções, o que nos leva ao segundo ponto.

Uma plataforma profissional cumpre todos os protocolos de segurança, além de oferecer um serviço com transparência e suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana.

4. Deixe as questões técnicas para os especialistas

Especialmente porque envolve tecnologias que exigem conhecimento avançado, é essencial deixar os aspectos técnicos da plataforma para um grupo de especialistas, para que possamos nos concentrar na execução da reunião geral da melhor maneira possível, sem preocupações técnicas.

A Mediastream oferece uma solução que permite realizar reuniões 100% remotas, conectando até 8 participantes online e onde o restante do diretório pode estar presente a partir de um local privado, do qual eles podem interagir via chat e conceder a eles a capacidade de voto online, tudo isso em uma plataforma com painéis bem definidos, um diretório remoto para orientar a reunião e integrável a apresentações e vídeos.